大连海事法院关于会议室管理及会议组织的规定

大连海事法院

关于会议室管理及会议组织的规定

为规范我院各类会议报批程序，落实会议室管理责任，保障各类会议有序进行，结合我院工作实际，制定本规定。

一、本规定适用我院二楼集控中心、十楼院务会议室、审委会会议室、警示教育室、党组会议室及十五楼综合会议室。

二、会议室管理部门及职责

二楼集控中心管理部门为执行局，十楼审委会会议室管理部门为审管办，警示教育室管理部门为监察室，十楼院务会议室、党组会议室和十五楼综合会议室管理部门为办公室。

各管理部门应确定专人负责此项工作，并将人员名单报办公室备案。

会议管理部门负责会议室钥匙（门禁卡）保管、办公设施维护、卫生管理以及会议室使用时间的统筹协调及安排。

三、会议室使用申请

1、上级部门及其他有关部门组织召开需我院参加的会议

相关职能部门（会议组织部门）收到会议文件或其他通知文件，提前一日通过内网流转程序向分管院领导报批后，向会议室管理部门提出使用申请。

2、我院自行组织的会议

会议组织部门凭相关院领导指示意见，提前一日通过内网流转程序向会议室管理部门提出使用申请。

3、会议室管理部门组织召开业务范围内的专题会议，可 结合本部门工作实际，充分考虑本院会议室使用需求状况，自行做出统筹安排。

4、内网办公平台申请流程办理

登录内网办公平台进入综合事务→会议室使用审批→新增→填写审批表→送交（非会议管理部门应附带分管院领导审批意见）→选择该会议室管理部门负责人→审批流转→审批完成。审批过程中，可查看流程指引查询审批进度。

四、会议室使用后的交接

会议室使用完毕后，会议组织部门应及时关闭门窗和全部设施、设备电源，切实做好防火、防盗及其他安全工作，并及时与会议室管理部门完成交接工作。会议室管理部门在交接过程中应做好监督、检查。

五、会议组织

1、会议通知

会议组织部门，经请示分管院领导同意后撰写会议通知，由办公室在办公内网统一发布。

会议通知应注明会议发起机关（部门）、发起依据、会议召开时间、参会人员、参会地点、请假程序、注意事项和相关部门的会务保障分工等。

2、会议保障

办公室负责桌牌摆放、饮水提供等会务工作，技术处负责技术保障，研究室负责全院综合性会议的信息撰写（其它会议由会议组织部门自行撰写），政治部负责照相、摄像、微信公众号发布和内网信息推送等。

本规定自公布之日起实施。

大连海事法院

2019年11月12日